Jak sprawdzić, czy wszystkie faktury z KSeF zostały pobrane do programu Asystent? Kompletny poradnik
Jak zweryfikować kompletność faktur pobranych z KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się podstawowym sposobem wymiany faktur elektronicznych pomiędzy przedsiębiorcami. Wraz z rosnącą liczbą dokumentów niezwykle ważne jest upewnienie się, że wszystkie faktury zostały poprawnie pobrane do programu księgowego. Nawet pojedynczy brakujący dokument może prowadzić do problemów podczas rozliczeń, kontroli lub przygotowywania deklaracji podatkowych.
Program Asystent Chmura oraz Bramka KSeF posiadają funkcję automatycznej weryfikacji dokumentów z ostatnich trzech miesięcy. Dzięki niej użytkownik może szybko sprawdzić, czy baza programu zawiera wszystkie faktury dostępne w Krajowym Systemie e-Faktur.
W tym poradniku pokazujemy krok po kroku, jak działa ta funkcja, kiedy warto z niej korzystać oraz jakie korzyści przynosi regularna kontrola dokumentów.
Dlaczego warto sprawdzać kompletność faktur z KSeF?
Import faktur do programu odbywa się automatycznie lub na żądanie użytkownika. W praktyce mogą jednak wystąpić sytuacje, w których nie wszystkie dokumenty zostaną zapisane w lokalnej bazie danych.
Może to wynikać między innymi z:
- przerwy w połączeniu internetowym,
- chwilowej niedostępności usług KSeF,
- zmiany konfiguracji programu,
- ręcznego pominięcia importu,
- awarii komputera lub serwera.
Regularna weryfikacja pozwala uniknąć takich problemów i zapewnia pełną zgodność danych zapisanych w programie z dokumentami znajdującymi się w Krajowym Systemie e-Faktur.
Co robi funkcja „Sprawdź faktury z ostatnich 3 miesięcy”?
Jest to narzędzie, które automatycznie porównuje dwie listy dokumentów:
- faktury zapisane w KSeF,
- faktury znajdujące się w bazie programu Asystent.
Po wykonaniu analizy program sprawdza, czy wszystkie dokumenty zostały już pobrane.
Jeżeli wykryje brakujące faktury, automatycznie rozpoczyna ich pobieranie oraz zapisuje je w bazie programu. Dzięki temu użytkownik nie musi ręcznie wyszukiwać numerów KSeF ani ponownie importować dokumentów.
Cały proces przebiega automatycznie.
Jak sprawdzić, czy wszystkie faktury zostały pobrane?
Procedura jest bardzo prosta i zajmuje zaledwie chwilę.
Krok 1. Otwórz moduł Zakup
Uruchom program Asystent Chmura lub Bramka KSeF.
Następnie przejdź do modułu Zakup, w którym znajdują się pobrane faktury zakupowe.
Krok 2. Otwórz menu dodatkowych opcji
W prawym górnym rogu okna znajduje się ikona przedstawiająca trzy kropki.
Kliknięcie tej ikony powoduje rozwinięcie menu z dodatkowymi funkcjami programu.
Krok 3. Wybierz opcję „Sprawdź faktury z ostatnich 3 miesięcy”
Po wybraniu tej funkcji program rozpoczyna automatyczną analizę dokumentów.
Nie ma potrzeby podawania numerów faktur ani ręcznego wybierania zakresu dokumentów.
Krok 4. Program porówna dane
Podczas działania funkcji system porównuje:
- dokumenty dostępne w KSeF,
- dokumenty zapisane w bazie programu.
Cały proces odbywa się automatycznie.
Krok 5. Pobranie brakujących faktur
Jeżeli program odnajdzie dokumenty, których jeszcze nie ma w bazie, rozpocznie ich pobieranie.
Po zakończeniu operacji wszystkie brakujące faktury zostaną zapisane w programie.
Co dzieje się podczas weryfikacji?
Proces można podzielić na kilka etapów:
- Połączenie z KSeF.
- Pobranie listy dokumentów.
- Porównanie identyfikatorów faktur.
- Wykrycie brakujących dokumentów.
- Pobranie brakujących faktur.
- Zapisanie ich w bazie programu.
Dzięki temu użytkownik otrzymuje kompletną bazę dokumentów bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności.
Jakie korzyści daje automatyczna kontrola faktur?
Regularne korzystanie z funkcji sprawdzania faktur przynosi wiele korzyści.
Pewność kompletności dokumentów
Najważniejszą zaletą jest pewność, że wszystkie faktury znajdujące się w KSeF zostały zapisane również w programie.
Oszczędność czasu
Ręczne porównywanie dokumentów mogłoby zająć wiele godzin.
Automatyczna kontrola trwa zwykle tylko chwilę.
Eliminacja błędów
System sam odnajduje brakujące faktury.
Zmniejsza to ryzyko pomyłek podczas księgowania.
Bezpieczeństwo danych
Kompletna baza dokumentów ułatwia wykonywanie kopii zapasowych oraz przygotowanie dokumentacji księgowej.
Lepsza organizacja pracy
Księgowi i przedsiębiorcy nie muszą zastanawiać się, czy wszystkie faktury zostały pobrane.
Program wykonuje kontrolę automatycznie.
Kiedy warto uruchamiać funkcję sprawdzania faktur?
Szczególnie warto zrobić to:
- przed zamknięciem miesiąca,
- przed wysłaniem deklaracji VAT,
- po dłuższej przerwie w pracy,
- po awarii komputera,
- po zmianie stanowiska pracy,
- po przywróceniu kopii zapasowej,
- po problemach z połączeniem internetowym.
Czy funkcja pobiera wszystkie dokumenty ponownie?
Nie.
Program pobiera wyłącznie te faktury, których nie ma jeszcze w bazie danych.
Dokumenty już zapisane nie są pobierane drugi raz.
Dzięki temu cały proces przebiega szybko i nie powoduje powstawania duplikatów.
Czy korzystanie z funkcji jest bezpieczne?
Tak.
Program jedynie porównuje informacje znajdujące się w bazie z dokumentami dostępnymi w KSeF.
Jeżeli wykryje brakujące faktury, zapisuje je w bazie programu.
Nie usuwa istniejących dokumentów ani nie modyfikuje wcześniej pobranych danych.
